Contractor Home

1. Badge

1.1 Edit Data Personnel --> Status = Save As Draft & Cancel Draft

• Klik Contract Number 

• Sistem akan menampilkan form Contractor Home. Didalam form ini Contractor dapat melihat summary total request dengan status approved, reject dan yang masih proses approval. 
• Untuk menampilkan data yang terupdate klik tombol Refresh.
• Klik tombol --> (kotak kuning)

• Untuk mempermudah pencarian data silakan masukan Find Person by Name di kotak yang sudah disediakan lalu klik tombol Find

• Klik tombol Edit untuk mengubah data Personnel yang sebelumnya tersimpa di draft
• Klik tombol Cancel Draft untuk membatalkan draft

1.2 Edit File Attachment

Fitur Edit File Attachment ini digunakan oleh Contractor untuk melangkapi beberapa document yang diperlukan pada saat request Badge. Untuk video penggunaan fitur ini dapat diklik link berikut : Badging - Edit Attachment

A. Upload Personal Document 

• Klik Contract Number 

• Sistem akan menampilkan form Contractor Home. Didalam form ini Contractor dapat melihat summary total request dengan status approved, reject dan yang masih proses approval. 
• Untuk menampilkan data yang terupdate klik tombol Refresh.
• Klik tombol --> (kotak kuning)

• Untuk mempermudah pencarian data silakan masukan Find Person by Name di kotak yang sudah disediakan lalu klik tombol Find

• Klik tombol Edit Attachment untuk menambah file supporting document atau untuk melakukan pembaharuan foto kontraktor 
• Sistem akan menampilkan data personnel yang file attachmentnya dapat ditambahkan. Adapun bagian- bagian yang dapat ditambahkan file attachmentnya adalah Change Photo, Upload SK Sehat from RS PTVI, Personal Document, dan Personal Competency. Perhatikan field yang wajib diisi (*) pada saat penginputan.
• Berikut adalah langkah- langkah yang harus dilakukan untuk pembaruan foto contractor. Foto akan diupload ke Repo jika proses Edit Attachment dilakukan terhadap Badge dengan status Approved or Taken:
• Rename filename foto menjadi format : GUID + "_" + ContractNo + "_" + BN
• Upload foto baru ke PTVI Repo
• Delete foto lama di PTVI Repo
• Pada saat Badging Approved, prosesnya adalah sebagai berikut :
• Rename filename foto menjadi format : GUID + "_" + ContractNo (Belum bisa ditambahkan BadgeNo karena belum dapat nomor saat Approved. Kecuali untuk Request Extend)
• Upload foto yang diupload user saat submit request ke PTVI Repo
• Pada saat Badging Taken, prosesnya adalah sebagai berikut :
• Upload foto ke PTVI Repo (Hanya jika melakukan foto ulang menggunakan webcam)
• Delete foto lama di PTVI Repo
• Rename filename foto menjadi format : GUID + "_" + ContractNo + "_" + BN  

B. Upload Document MCU 

• Klik Contract Number 

• Sistem akan menampilkan form Contract Dashboard. Didalam form ini Contractor dapat melihat summary total request dengan status approved, reject dan yang masih proses approval 
• Untuk menampilkan data yang terupdate klik tombol Refresh
• Untuk melihat outstanding request Badge klik icon → pada kotak Badge

• Sistem akan menampilkan personnel request badge 
• Klik tombol Done Control

• Sistem akan menampilkan form upload control result
• Masukan control Date
• Klik tombol Select file (max 10MB) Type (*.pdf, *.jpg *.jpeg) lalu pilih tombol Upload
• Pilih tombol Save untuk mengupload document MCU 

• Pilih Yes pada pesan konfirmasi upload dan OK pada notifikasi data berhasil disimpan 

C. Upload Document PKWT 

• Klik Contract Number 

• Sistem akan menampilkan form Contract Dashboard. Didalam form ini Contractor dapat melihat summary total request dengan status approved, reject dan yang masih proses approval 
• Untuk menampilkan data yang terupdate klik tombol Refresh
• Untuk melihat outstanding request Badge klik icon → pada kotak Badge

• Sistem akan menampilkan personnel request badge 
• Sistem akan menampilkan personnel request badge 
• Klik tombol Edit Attachmentn – Internal Status = Waiting Document Completion by Vendor

• Sistem akan menampilkan form personnel. Lihat pada bagian Personal Document dan upload kelengkapan dokumen yang harus dilengkapi :

1. Pilih Document Type = PKWT
2. Masukan Doc Description
3. Masukan Issue Date 
4. Masukan Expired Date
5. Pilih Attachment dan upload file 
6. Sistem akan menampilkan informasi dokumen berhasil diupload

 

• Sistem akan mengarahkan ke halaman personnel request

1. Pilih tombol Document Review untuk memberikan konfirmasi ke CMT
2. Pilih Yes pada pesan konfirmasi submit dan OK pada notifikasi data berhasil diupdate

1.3 Extend Badge Personnel

Fitur extend Badge Personnel ini digunakan oleh Contractor untuk memperpanjang badge. Untuk video penggunaan fitur ini dapat diklik link berikut : Badging - Request Extend

• Klik Contract Number 

• Sistem akan menampilkan form Contractor Home. Didalam form ini Contractor dapat melihat summary total request dengan status approved, reject dan yang masih proses approval. 
• Untuk menampilkan data yang terupdate klik tombol Refresh.
• Klik tombol --> (kotak kuning)

• Untuk mempermudah pencarian data silakan masukan Find Person by Name di kotak yang sudah disediakan lalu klik tombol Find

• Klik tombol Extend untuk memperpanjang badge personnel

1.4. Upload Payment 

• Klik Contract Number 

• Sistem akan menampilkan form Contract Dashboard. Didalam form ini Contractor dapat melihat summary total request dengan status approved, reject dan yang masih proses approval 
• Untuk menampilkan data yang terupdate klik tombol Refresh
• Untuk melihat outstanding request Badge klik icon → pada kotak Badge

• Sistem akan menampilkan personnel request badge 
• Pilih tombol Upload Payment

• Sistem akan menampilkan form upload payment
• Masukan Payment Date
• Klik tombol Select File (Max 10MB) Type (*.pdf, *.jpg, *.jpeg) lalu pilih tombol Upload
• Pilih tombol Save untuk menyimpan dokumen yang sudah diupload

 

1.5 Training Info 

• Klik Contract Number 

• Sistem akan menampilkan form Contract Dashboard. Didalam form ini Contractor dapat melihat summary total request dengan status approved, reject dan yang masih proses approval 
• Untuk menampilkan data yang terupdate klik tombol Refresh
• Untuk melihat outstanding request Badge klik icon → pada kotak Badge

• Sistem akan menampilkan personnel request badge 
• Klik tombol Training Info

2. Edit Data Sticker LV

2.1 Request Extend Cycling (June or December)

Untuk video penggunaan fitur ini dapat diklik link berikut : Sticker LV - Request Extend Cycling (June or December)

• Klik tombol Request dan pilih Sticker Light Vehicle 

• Sistem akan menampilkan form sticker request. Terdapat 2 button Extend :
• button Extend Orange : Sticker LV membutuhkan proses Extend  
• button Extend Red : Sticker LV membutuhkan untuk segera proses Extend dengan mendekati expiry date

• Sistem akan menampilkan for reqeust sticker LV
• Update TAX Expiry Date dan STNK EXpiry Date 
• Upload Dokumen bukti pajak di bagian Attachment 
• Pilih Document Type dan Title akan otomatis terisi sesuai dengan document type yang dipilih
• Pilih Submit untuk memproses Extend 

• Sistem akan menampilkan pesan konfirmasi lalu pilih Submit dan OK untuk pesan notifikasi

• Request extend sticker LV berhasil disubmit dan sistem akan mengarahkan ke halaman sticker request

• Klik tombol Extend Tax
• Sistem akan menampilkan for add extension attachment
• Masukan Tax Expiry Date
• Pilih Doc Type maka Title akan otomatis terisi sesuai dengan document type yang dipilih
• Select file (Max 10MB) lalu pilih file yang akan diupload dan klik tombol Upload

• Sistem akan menampilkan notifikasi bahwa proses update pajak sudah selesai dan sistem akan mengirimkan notifikasi ke Contract Admin untuk mengupdate sticker expiry date

2.1 Request Extend Tax

Untuk video penggunaan fitur ini dapat diklik link berikut : Sticker LV - Request Extend Tax

• Klik Contract Number 

• Sistem akan menampilkan form Contractor Home. Didalam form ini Contractor dapat melihat summary total request dengan status approved, reject dan yang masih proses approval. 
• Untuk menampilkan data yang terupdate klik tombol Refresh.
• Klik tombol --> (kotak kuning)

• Sistem akan menampilkan form sticker request

• Cari request sticker yang muncul tombol Extend Tax dan lihat kolom vehicle info 3 - Tax Exp Date

• Klik tombol Extend Tax
• Sistem akan menampilkan for add extension attachment
• Masukan Tax Expiry Date
• Pilih Doc Type maka Title akan otomatis terisi sesuai dengan document type yang dipilih
• Select file (Max 10MB) lalu pilih file yang akan diupload dan klik tombol Upload

• Sistem akan menampilkan notifikasi bahwa proses update pajak sudah selesai dan sistem akan mengirimkan notifikasi ke Contract Admin untuk mengupdate sticker expiry date