Approval Sticker Light Vehicle by Project Manager 

Halaman approval OSC hanya bisa diakses oleh karyawan PTVI dengan role sebagai Project Manager. Untuk video penggunaan fitur ini dapat diklik link berikut :

1. Sticker LV 01 - PM Approval

2. Sticker LV 01 B - PM Approval - Reject

3. Sticker LV_Appendix A - Email Notification for Approver

• Masukan link aplikasi OSC http://idsqr1valeas003/osc/valehomeform.aspx  di browser lalu tekan Enter
• Sistem akan menampilkan form Outstanding Task yang berisi daftar request yang harus di review oleh approver 

• Lihat data yang ada di Stiker LV lalu klik tombol PM Approval, xx task(s) 
• Sistem akan menampilkan form Sticker Request

 

• Untuk melihat keseluruhan informasi Sticker LV klik scroll kesamping
• Masukan Remark

• Adapun action yang dapat dilakukan oleh PM atau Sponsor adalah sebagai berikut 
• Klik Approve untuk menyetujui request Sticker LV dan secara otomatis request akan menuju ke approval berikutnya
• Pilih Yes lalu pilih OK

 

• Klik Reject untuk menolak request Sticker LV  

• Klik tombol History untuk melihat history approval 

• Klik tombol Notify untuk mengirim email ke contractor dengan tujuan untuk menginformasikan ke vendor bahwa ada dokumen yang harus dilengkapi dan  diaplikasi OSC

• Masukan Subject 
• Masukan Message
• Klik tombol Send untuk mengirim pesan

Approval Sticker Light Vehicle by Procurement Support Officer 

Halaman approval OSC hanya bisa diakses oleh karyawan PTVI dengan user role sebagai Proceurement Support Officer. Untuk video penggunaan fitur ini dapat diklik link berikut

1. Sticker LV 02 - Procurement Support Officer Approval

2. Sticker LV 02 B - Procurement Support Officer Approval - Reject

3. Sticker LV_Appendix A - Email Notification for Approver

4. Sticker LV_Appendix B - Proc Support Extending Sticker Expiry Date

 

1. Approval dan Rejection Sticker Light Vehicle by Procurement Support Officer 

• Masukan link aplikasi OSC http://idsqr1valeas003/osc/valehomeform.aspx  di browser lalu tekan Enter
• Sistem akan menampilkan form Outstanding Task yang berisi daftar request yang harus di review oleh approver 

• Lihat data yang ada di Stiker LV lalu tombol Procurement Support Officer Approval, xx task(s)
• Sistem akan menampilkan form Sticker Request

 

• Untuk melihat keseluruhan informasi Sticker LV klik scroll kesamping
• Sticker Exp Date (klik pada isi kolomnya)
• Sticker Expired Date di set otomatis oleh system pada saat Contractor submit request Sticker LV. Data Sticker Expired Date ditentukan dengan durasi sticker menggunakan 3 parameter : Durasi kontrak, Durasi STNK dan Durasi Pajak kendaraan. Apabila dari ketiga parameter ini,durasi yang mana yang lebih dahulu expired maka tanggal itulah yang akan tertulis di stickernya. Apabila terdapat case terdapat perpanjangan kontrak maka Contractor diharuskan untuk menghubungi Procurement Support dan meminta bantuan agar Sticker Exipred Date diubah sesuai dengan ketentuan. 
• Masukan Remark dengan klik pada kolom remark di baris data yang ingin di approve

• Adapun action yang dapat dilakukan oleh Procurement Support Officer adalah sebagai berikut 
• Klik Approve untuk menyetujui request Sticker LV dan secara otomatis request akan menuju ke approval berikutnya
• Pilih Yes lalu pilih OK

 

• Klik Reject untuk menolak request Sticker LV  

• Klik tombol Notify untuk mengirim email ke contractor dengan tujuan untuk menginformasikan ke contractor bahwa ada dokumen yang harus dilengkapi dan  diaplikasi OSC

• Masukan Subject 
• Masukan Message
• Klik tombol Send untuk mengirim pesan

• Klik tombol History untuk melihat history approval

Extending Sticker Light Vehicle Expiry Date by Procurement Support Officer 

Untuk video penggunaan fitur ini dapat diklik link berikut : Sticker LV_Appendix B - Proc Support Extending Sticker Expiry Date

• Masukan link aplikasi OSC http://idsqr1valeas003/osc/valehomeform.aspx  di browser lalu tekan Enter
• Pilih menu Inquiry dan cari request sticker berdasarkan vehicle no lalu pilih tombol Search
• Sistem akan menampilkan hasil pencarian

• Lihat data yang ada dikolom sticker info dan pilih tombol Extend Expiry Date

• Sistem akan menampilkan form extend sticker expiry date. Update Sticker Expiry Date lalu pilih tombol Save Changes

• Sistem akan menampilkan pesan konfirmasi update data lalu pilih Yes dan untuk pesan notifikasi pilih OK
• Sistem akan mengirimkan email notifikasi ke DSS untuk proses extend 

 

• Setelah proses update sukses, sistem akan mengarahkan ke halaman request sticker

Approval Sticker Light Vehicle by Procurement Support Supervisor 

Halaman approval OSC hanya bisa diakses oleh karyawan PTVI dengan role sebagai Procurement Support Supervisor. Untuk video penggunaan fitur ini dapat diklik link berikut :

1. Sticker LV 03 - Procurement Support Supervisor Approval

2. Sticker LV 03 B - Procurement Support Supervisor Approval - Reject

3. Sticker LV 03 C - Procurement Support Supervisor Approval - Revise

4. Sticker LV_Appendix A - Email Notification for Approver

• Masukan link aplikasi OSC http://idsqr1valeas003/osc/valehomeform.aspx  di browser lalu tekan Enter
• Sistem akan menampilkan form Outstanding Task yang berisi daftar request yang harus di review oleh approver 

• Lihat data yang ada di Stiker LV lalu klik tombol Procurement Support Supervisor Approval, xx task(s)
• Sistem akan menampilkan form Sticker Request

 

• Untuk melihat keseluruhan informasi Sticker LV klik scroll kesamping
• Sticker Exp Date (klik pada isi kolomnya)
• Sticker Expired Date di set otomatis oleh system pada saat Contractor submit request Sticker LV. Data Sticker Expired Date diperoleh dari date yang paling awal antara contract duration, masa bayar pajak dan periode stiker (30 Juni dan 31 December). Apabila terdapat case terdapat perpanjangan kontrak maka Contractor diharuskan untuk menghubungi Procurement Support dan meminta bantuan agar Sticker Exipred Date diubah sesuai dengan ketentuan
• Masukan Remark dengan cara klik pada kolom remark di baris data yang akan diapprove

• Adapun action yang dapat dilakukan oleh Procurement Support Supervisor adalah sebagai berikut 
• Klik Approve untuk menyetujui request Sticker LV dan secara otomatis request akan menuju ke approval berikutnya
• Pilih Yes lalu pilih OK

 

• Klik Revise untuk mengembalikan request ke Kontraktor agar direvisi dan kemudian akan disubmit ulang dan proses approval akan diulang dari awal
• Klik Reject untuk menolak request Sticker LV  

• Klik tombol Notify untuk mengirim email ke contractor dengan tujuan untuk menginformasikan ke contractor bahwa ada dokumen yang harus dilengkapi dan  diaplikasi OSC

• Masukan Subject 
• Masukan Message
• Klik tombol Send untuk mengirim pesan

• Klik tombol History untuk melihat history approval

Validation MEM-LV 

MEM untuk menentukan bengkel yang akan dituju oleh kontraktor untuk melakukan pemeriksaan kendaraan. MEM juga akan mengupload scan hasil pemeriksaan Bengkel jika Kontraktor belum mengupload.

Akan ada email notifikasi ke Kontraktor dan Bengkel yang berisi jadwal pemeriksaan kendaraan, beserta form checklist yang akan di-print di bengkel untuk diisi.

MEM akan melakukan verifikasi terhadap checklist yang sudah di-cek oleh Bengkel. Jika ada kondisi yang “Fail”, kontraktor akan diberikan kesempatan untuk melakukan perbaikan 1x, kemudian datang lagi untuk melakukan verifikasi ulang, maksimal durasi tunggu adalah 30 hari sejak tanggal verifikasi pertama.

MEM akan melakukan input hasil akhir: Pass/Fail. Hasil akhir ini akan mengunakan auto generate, dengan aturan: Jika ada satu checklist “Fail”, maka hasilnya langsung “Fail”

Untuk video penggunaan fitur ini dapat diklik link berikut :

1. Sticker LV 04 - MEM-LV Approval

2. Sticker LV 04 B - MEM-LV Validation - Fail

3. Sticker LV_Appendix A - Email Notification for Approver

MEM-LV

Halaman validation MEM-LV pada OSC hanya bisa diakses oleh karyawan PTVI sesuai dengan user role nya 

• Masukan link aplikasi OSC  http://idsqr1valeas003/osc/valehomeform.aspx  di browser lalu tekan Enter
• Sistem akan menampilkan form Outstanding Task yang berisi daftar request yang harus di review oleh MEM-LV 

• Lihat data yang ada di Stiker LV lalu klik tombol MEM - LV Validation, xx task(s)
• Sistem akan menampilkan form Sticker Request

• Pilih Bengkel Info dengan cara mengklik bengkel yang ada di kolom Bengkel Info
• Masukan Bengkel Visit Date dengan cara mengklik calendar yang ada di kolom Bengkel Visit Date
• Klik tombol Checklist
• Sistem akan menampilkan form Checklist

• Klik pada kolom Result dan akan muncul pilihan kondisi : Baik, Tidak Baik atau Tidak ada. Pilih salah satu kondisi lalu lanjutkan dengan melengkapi disetiap baris data
• Apabila ingin mengeset secara cepat dapat menekan tombol All Pass (lolos) atau All Fail (tidak lolos)
• Apabila semua data sudah di set Resultnya maka sistem akan menampilkan hasil pemeriksaan sesuai dengan inputan tadi 

• Klik tombol Attachment
• Sistem akan menampilkan form Add Attachment

• Pilih Doc Type
• Masukan Title
• Klik tombol Select File lalu pilih file yang akan akan dilampirkan sebagai supproting document lalu klik Open 
• Klik tombol Upload

• Setelah form Checklist dan Attachment sudah dilengkapi. Maka kolom Checklist Result dan Attachment sudah terupdate

• Klik tombol Pass untuk memvalidasi request Sticker LV dan secara otomatis request akan menuju ke approval berikutnya
• Pilih Yes lalu pilih OK

       

• Klik tombol Notify untuk mengirim email ke contractor dengan tujuan untuk menginformasikan ke contractor bahwa ada dokumen yang harus dilengkapi dan  diaplikasi OSC

• Masukan Subject 
• Masukan Message
• Klik tombol Send untuk mengirim pesan

• Klik tombol History untuk melihat history approval sebelumnya

Setup Checklist Vehicle by EHS Officer 

Setup Checklist kendaraan digunakan oleh EHS untuk melakukan setup checklist kendaraan pada saat pemeriksaan di EHS (Safety Check). Halaman Setup Checklist Vehicle hanya bisa diakses oleh karyawan PTVI dengan role sebagai EHS. Untuk video penggunaan fitur ini dapat diklik link berikut :

1. Sticker LV 06 C - EHS Supervisor Approval - Revise

2. Sticker LV 06 B - EHS Supervisor Approval - Reject

3. Sticker LV 06 - EHS Supervisor Approval

4. Sticker LV 05 B - EHS Officer Validation - Fail

5. Sticker LV 05 - EHS Officer Validation

6. Sticker LV_Appendix A - Email Notification for Approver

• Masukan link aplikasi OSC http://idsqr1valeas003/osc/valehomeform.aspx  di browser lalu tekan Enter
• Sistem akan menampilkan form Outstanding Task yang berisi daftar request yang harus di review oleh EHS

• Lihat data yang ada di Stiker LV lalu klik tombol EHS Officer Entry, xx Task(s)
• Sistem akan menampilkan form Sticker Request

• Klik tombol Checklist
• Sistem akan menampilkan form Checklist

• Klik pada kolom Result dan akan muncul pilihan kondisi : Safe, Unsafe atau Unavailable. Pilih salah satu pilihan lalu lanjutkan dengan melengkapi disetiap baris data
• Apabila semua data sudah di set Resultnya maka sistem akan menampilkan hasil pemeriksaan sesuai dengan inputan tadi 

• Klik tombol Attachment
• Sistem akan menampilkan form Add Attachment

• Pilih Doc Type
• Masukan Title
• Klik tombol Select File lalu pilih file yang akan akan dilampirkan sebagai supproting document lalu klik Open 
• Klik tombol Upload

• Setelah form Checklist dan Attachment sudah dilengkapi. Maka kolom Checklist Result dan Attachment sudah terupdate

• Klik tombol Pass untuk memvalidasi request Sticker LV dan secara otomatis request akan menuju ke approval berikutnya
• Pilih Yes lalu pilih OK

       

• Klik tombol Notify untuk mengirim email ke contractor dengan tujuan untuk menginformasikan ke contractor bahwa ada dokumen yang harus dilengkapi dan  diaplikasi OSC

• Masukan Subject 
• Masukan Message
• Klik tombol Send untuk mengirim pesan

• Klik tombol History untuk melihat history approval

Setup Checklist Vehicle by EHS Supervisor 

Setup Checklist kendaraan digunakan oleh EHS untuk melakukan setup checklist kendaraan pada saat pemeriksaan di EHS (Safety Check). Halaman Setup Checklist Vehicle hanya bisa diakses oleh karyawan PTVI sesuai dengan user role nya 

• Masukan link aplikasi OSC http://idsqr1valeas003/osc/valehomeform.aspx  di browser lalu tekan Enter
• Sistem akan menampilkan form Outstanding Task yang berisi daftar request yang harus di review oleh EHS

• Lihat data yang ada di Stiker LV lalu klik tombol EHS Supervisor Approval, xx Task(s)
• Sistem akan menampilkan form Sticker Request

• Klik tombol Checklist
• Sistem akan menampilkan form Checklist

• Klik pada kolom Result dan akan muncul pilihan kondisi : Safe, Unsafe atau Unavailable. Pilih salah satu pilihan lalu lanjutkan dengan melengkapi disetiap baris data
• Apabila semua data sudah di set Resultnya maka sistem akan menampilkan hasil pemeriksaan sesuai dengan inputan tadi 

• Klik tombol Attachment
• Sistem akan menampilkan form Add Attachment

• Pilih Doc Type
• Masukan Title
• Klik tombol Select File lalu pilih file yang akan akan dilampirkan sebagai supproting document lalu klik Open 
• Klik tombol Upload

• Setelah form Checklist dan Attachment sudah dilengkapi. Maka kolom Checklist Result dan Attachment sudah terupdate

• Klik tombol Pass untuk memvalidasi request Sticker LV dan secara otomatis request akan menuju ke approval berikutnya
• Pilih Yes lalu pilih OK

       

• Klik tombol Notify untuk mengirim email ke contractor dengan tujuan untuk menginformasikan ke contractor bahwa ada dokumen yang harus dilengkapi dan  diaplikasi OSC

• Masukan Subject 
• Masukan Message
• Klik tombol Send untuk mengirim pesan

• Klik tombol History untuk melihat history approval

Input No Reservation By PM

Halaman ini digunakan oleh Sponsor untuk melakukan input nomor reservasi yang sudah dibuat di SAP sebagai referensi yang akan digunakan oleh DSS untuk melakukan release Sticker. Halaman approval OSC hanya bisa diakses oleh karyawan PTVI dengan role sebagai Project Manager. Untuk video penggunaan fitur ini dapat diklik link berikut : Sticker LV 07 - PM Reservation Entry  dan Sticker LV_Appendix A - Email Notification for Approver

• Masukan link aplikasi OSC http://idsqr1valeas003/osc/valehomeform.aspx  di browser lalu tekan Enter
• Sistem akan menampilkan form Outstanding Task yang berisi daftar request yang harus di input no reservasinya

• Lihat data yang ada di Stiker LV lalu klik tombol PM Reservation Entry, xx task(s)
• Sistem akan menampilkan form Sticker Request

• Untuk melihat keseluruhan informasi Sticker LV klik scroll kesamping

• Masukan Reservation No dengan cara klik pada isi kolom Reservation No
• Adapun action yang dapat dilakukan oleh PM atau Sponsor adalah sebagai berikut 
• Klik Approve untuk menyetujui request Sticker LV dan secara otomatis request akan menuju ke approval berikutnya
• Pilih Yes lalu pilih OK

               

• Klik tombol Notify untuk mengirim email ke contractor dengan tujuan untuk menginformasikan ke contractor bahwa ada dokumen yang harus dilengkapi dan  diaplikasi OSC

• Masukan Subject 
• Masukan Message
• Klik tombol Send untuk mengirim pesan

• Klik tombol History untuk melihat history approval

Release Sticker By DSS

Halaman digunakan oleh DSS untuk melakukan assignment nomor Sticker ke Nomor Request Kendaraan. Masa berlaku sticker hanya ada dua, yaitu: 30 Jun atau 31 Des. DSS akan melakukan set jadwal pemasangan Sticker. Akan ada email notifikasi ke Kontraktor untuk mengambil sticker CT ke DSS. Di email notifikasi ditambahkan disclaimer, bahwa harus ada standar sticker logo perusahaan kontraktor dengan standar ukuran tertentu sebelum datang ke DSS.

Jika Sticker sudah dipasang di kendaraan, maka DSS akan melakukan update ke System untuk memasukkan info nomor Sticker

Prosedur jika stock sticker sedang habis:

• DSS akan memberikan perpanjangan terhadap nomor CT yang lama. Dapat dilakukan oleh DSS melalui menu Monitoring, dengan cara check all (pilih sticker terkait), lalu set masa perpanjangan yang baru
• Perpanjangan hanya temporary 1-2 minggu. Rule masa Perpanjangan Sementara tetap membandingkan tanggal yang diinput oleh DSS vs Masa Kontrak vs Masa Pajak

Halaman approval OSC hanya bisa diakses oleh karyawan PTVI sesuai dengan user role nya 

Untuk video penggunaan fitur ini dapat diklik link berikut : Sticker LV 08 - DDS Sticker Entry dan  Sticker LV_Appendix A - Email Notification for Approver

• Masukan link aplikasi OSC http://idsqr1valeas003/osc/valehomeform.aspx  di browser lalu tekan Enter
• Sistem akan menampilkan form Outstanding Task yang berisi daftar request yang harus di input no reservasinya

• Lihat data yang ada di Stiker LV lalu klik tombol DSS Sticker Entry, xx task(s)
• Dipanel sticker request. Pilih request yang akan dibuat nomor sticker dengan klik tombol Generate Sticker Number

• Muncul pop up yang akan menyesuaikan dengan data sticker OSC. Berikut kondisinya
• Request baru yang nomor polisinya belum ada sticker 

• Pilih Sticker Prefix CT atau IN
• Klik tombol Generate Sticker
• Klik tombol Yes untuk melanjutkan, klik Cancel untuk membatalkan

• Akan tampil notifikasi sukses

• Sticker Number sudah terisi

• Request yang nomor polisi sudah ada sticker. Ada dua kondisi untuk nomor sticker yang sudah ada yaitu:
• Menggunakan nomor sticker yang sudah ada

• Mengubah prefix sticker dari CT ke IN atau sebaliknya. Langkah yang dilakukan sebagai berikut

• Pilih Sticker Prefix CT atau IN
• Klik tombol Generate Sticker
• Klik tombol Yes untuk melanjutkan, klik Cancel untuk membatalkan

• Akan tampil notifikasi sukses

• Nomor sticker berubah sesuai prefix yang dipilih

• Sesuaikan tanggal pemrosesan sticker

• Klik Tombol Save Changes

• Klik tombol Yes untuk melanjutkan, klik Cancel untuk membatalkan

• Nomor Sticker sudah ter-update

• Klik Complete sebagai final action dari DSS task